giovedì 10 luglio 2008

Semplificare l'inserimento di dati in Excel

Mi porto avanti il lavoro con qualche "guida" all'utilizzo di Excel per i ragazzi.
Penso possa essere utile anche ai, numerosi ormai, lettori che arrivano sul blog alla ricerca di info varie su Excel.
Tutte le indicazioni sono riferite alla versione 2003 di excel, facilmente adattabili alle precedenti.
Ci occupiamo di Inserimento dei dati in Excel. In questo post impariamo a creare

Elenchi automatici
Sapete, ragazzi, già creare degli elenchi e delle tabelle in maniera manuale.
Excel permette di compilare in modo automatico un elenco nei casi in cui i dati possono essere ricavati in maniera ripetitiva da quelli già esistenti.
Leggete qualche riga poi, tranquilli: sarà tutto estremamente semplice soprattutto se realizzerete sul foglio di lavoro gli esempi che seguiranno.
Excel può dunque generare un insieme di valori legati in modo elementare a un valore precedente, per esempio progressioni aritmetiche e date.
In matematica si chiama si dice progressione aritmetica una successione di numeri, tali che la differenza tra ciascuno di essi e il precedente è costante.
Tale differenza si chiama ragione e può essere un qualunque numero, positivo o negativo.
Un altro elemento importante della progressione è il primo; infatti tutti gli altri sono automaticamente generati dal primo.
Per costruire una progressione aritmetica con Excel basta digitare i primi due numeri, Excel capisce la ragione della progressione e la applica per inserire gli altri valori.
Vediamo come.
In un foglio di lavoro:
1. digitare il numero 1 nella cella A1
2. digitare 2 in A2
3. selezionare l'intervallo A1:A2; in questo modo Excel riconosce la ragione.
4. copiare l'intervallo selezionato fino alla cella A10 (posizionare il mouse sul quadratino di riempimento in basso a destra e trascinare):

vengono restituiti i numeri naturali positivi fino al 10. Provare sul foglio di lavoro!
Si sarà notato che, durante la fase di copiatura, i numeri da inserire compaiono via via a fianco delle celle (vedi immagine)
Si può anche compilare in automatico una progressione decrescente. Un esempio:
1. In cella A11 digitare 11 (può anche essere un altro valore, non c'è un legame con il numero di riga!)
2. In A10 digitare 10 (il valore che precede quello digitato in A11)
3. Selezionare l'intervallo A10:A11
4. Trascinare verso l'alto fino ad A1

Si ottengono i numeri decrementati di 1. Provare!
Naturalmente oltre che lungo una colonna, si può ottenere l'elenco numerico anche lungo una riga. Osservare l'immagine.

Si seleziona l'intervallo A1:B1 e si trascina in senso orizzontale. Provare anche questo!

Ancora qualche esempio, da testare sul foglio di lavoro.
1) Si vogliano digitare 15 numeri dispari partendo da -5:
- In cella B1 digitare -5
- In cella B2 digitare -3
- Selezionare l'intervallo B1:B2
- Copiare trascinando fino a B15

2) Si vogliano digitare i numeri decrescenti con ragione -0,5, primo numero 10, ultimo numero -1,5:
- In C1 digitare 10
- In C2 digitare 9,5
- Selezionare l'intervallo C1:C2
- Copiare trascinando fino a che compare a fianco alla selezione il valore -1,5

Comando Riempimento
Excel permette di creare automaticamente una successione di numeri ancora in un altro modo:
1. In una cella, ad es. A6 digitare il numero 1
2. Selezionata la stessa cella A6, si deve cioè essere posizionati in A6, andare su menu Modifica
3. Scegliere il comando Riempimento
4. Quindi scegliere l'opzione Serie. Vedi immagine:

Si apre la finestra Serie:

Come indicato dalle frecce nell'immagine, nella finestra Serie devono essere selezionate delle opzioni e compilati dei campi:
- In Serie in scegliere Colonne (o righe se si desidera l'elenco in riga)
- In Tipo, selezionare Lineare
- In Valore di incremento digitare il valore secondo il quale si desidera l'incremento della successione, la ragione della successione. Digitando 1 si avrà la successione: 1, 2, 3, 4, ... Digitando 2 si otterrà: 1, 3, 5, 7, .... - ricordare che in cella A6 si è digitato il numero 1.
- In Valore limite digitare l'ultimo valore della successione.
Digitando 20 si avrà la successione dei numeri naturali fino a 20.
- Operate tutte le scelte, cliccare su OK
Nell'immagine il risultato:

Per stavolta è tutto ma, successioni e inserimenti di dati continua...

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